Бюджет релігійної організації: як навчитися краще управляти фінансами?

Бюджет як інструмент розвитку

Компендіум Соціальної доктрини Церкви справедливо зауважує, що поширення глобалізації повинно супроводжуватися зрілим усвідомленням нових завдань, до яких покликані різні організації громадянського суспільства на світовому рівні. Зрозуміло, що це стосується і релігійної організації. Саме фінансова грамотність через складання бюджету є зрілим підходом у реалізації своєї місії та в цілому піклуванням за життєздатність організації.

Формувати бюджет – означає розробляти кошторис планування ресурсів за певний період. Але цей час збереже зусилля протягом всього наступного року, посилить організацію і сприятиме кращому розподілу ресурсів - і фінансових, і людських.

Незалежно від того, чи має релігійна організація бюджет попередніх років, чи все починає з нуля, необхідно покроково пройти чотири етапи. Вони можуть допомогти визначити та стратегізувати все те, що релігійна організація повинна зробити, щоб виконати свій бюджет.        
Чотири етапи формування ефективного бюджету

Підхід до створення бюджету у чотири етапи має такі ключові переваги, як прозорість формування бюджету, пролонгацію цього процесу з року в рік та побудову середовища для ефективної співпраці. Перефразовуючи слова Святішого Отця Папи Франциска, кожний повинен усвідомлювати спільну відповідальність та ступати на дорогу миру зі собою самими, з іншими та зі створіння.

Етап 1: Встановлення пріоритетів. Включіть у свій бюджетний процес час, а це 5-6 місяців до завершення бюджету, мозковий штурм та встановлення бюджетних пріоритетів. Керівник релігійної організації зустрічається і спілкується з працівниками, благодійниками, донорами чи іншими зацікавленими сторонами та заохочує процес продукування ідей. Це прекрасний час, щоб вибудувати дух співпраці. Визначте, хто повинен брати участь у підготовці різних складових вашого бюджету, а хто розробляє нові програмні пропозиції.

Етап 2: Посібник як швидкий і якісний інструмент отримання інформації. Розробіть документ (одну або дві сторінки) в електронному або письмовому форматі, в якому опишіть ваші очікування, від кого вам потрібно отримати інформацію. Сюди можете включити вказівки щодо розробки кошторису витрат, пропозиції нових програм або обґрунтування ресурсів. Уникайте всілякої фіксації здогадок, адже лише факти й цифри повинні бути вашим кермом.

Якщо ви маєте на меті скласти цільовий бюджет, повідомте про це. Якщо ні, то так і скажіть. Люди хочуть прямого відгуку, реакції та контакту. Ніхто не хоче доповнювати проєкт лише для того, щоб згодом з’ясувати, що запропонована програма не розглядалася. Тільки чесність економить час та нерви, а також допомагає досягти поваги під час наступного бюджетного циклу.

Етап 3: Розробка попереднього бюджету – це коли ваша команда оцінює доходи та витрати організації, розробляє програмні бюджети та створює цілі ефективності. Використовуючи фінансове програмне забезпечення вашої організації, можна консолідувати інформацію. Вказаний процес дасть змогу переглянути різні елементи бюджету (доходи, витрати та обґрунтування програм) з урахуванням різних точок зору. Дізнайтеся більше, переглянувши фінансову політику вашого донора і меценатів. Коли інформація знаходиться у такому форматі, ви матимете кращу перспективу та видимість різних компонентів, які складають суть вашого бюджету. Зреалізувати третій етап, можна приблизно за два місяці до завершення виконання бюджету.

Етап 4: Зворотній зв'язок та завершення. Цей завершальний період триває приблизно упродовж одного місяця до завершення бюджету. Поділіться готовим проєктом бюджету з тими, кого ви найшвидше залучили до ранніх етапів процесу його творення. Після того, як у вас є проєкт бюджету, запросіть до його обговорення зацікавлені сторони. Вкрай необхідно, щоб вони надали свої відгуки під час підготовки остаточної пропозиції. У такий спосіб ви покажете, що поважаєте працю усіх, що їхня участь у творенні бюджету є важливою для функціонування релігійної організації. Такий злагоджений та послідовний обмін інформацією тільки сприятиме швидкому і якісному творенню спільного бюджету.

Швидкий старт процесу бюджетування: поради 

На перший погляд, упорядкувати фінанси релігійної організації через бюджетування є складним та рутинним процесом, який потребує багато зусиль, часу та професійних вмінь. Але щоб ефективно запустити роботу над створенням бюджету, експерти платформи «Стратегічного розвитку і менторської підтримки релігійних організацій», радять дотримуватися лише декількох порад.

По-перше, розробіть графік ключових дат бюджетного процесу. Це забезпечить кожному більшу гнучкість у керуванні часом, який необхідний для подачі ідей, проєктів, зауважень та відгуків. Потрібно пам’ятати, що перший рік будь-якого нового процесу може бути складним, але після його встановлення кожна частина організації зрозуміє, чого слід очікувати.

Друга порада: забезпечте чітке керівництво. Дайте чіткі вказівки щодо ваших очікувань щодо процесу роботи над формуванням бюджету та того, як виглядає успіх, як потрібно рухатися вперед. Якщо ви збираєтеся запитувати інформацію в інших, повідомте про свої цілі та надайте наочність у вашому мисленні на майбутній рік.

Відкрита комунікація та залучення зацікавлених сторін – така суть третьої поради. Тримайте бюджетний процес відкритим і дайте можливість усім висловитися. Слухайте оточуючих людей. Відкрийте процес встановлення пріоритетів, щоб ви могли отримати більшу участь та прихильність з боку тих, хто причетний до організації. Попросіть людей допомогти здійснити мозковий штурм. Але якщо ні, то будьте зрозумілі у напрямку, який ви задаєте. Коли інші відчують себе причетними, співтворцями бюджету, вони будуть більше готові до співпраці у майбутньому.

Як навчитися кращим практикам фінансового управління?

Програма стратегічного розвитку для релігійних організацій «Команда професіоналів» від Української соціальної академії та благодійного фонду Renovabis стартує вже 1 червня. Унікальність її у тому, що відібрані релігійні організації впродовж програми розроблять стратегію розвитку своєї організації та отримають інструменти, що допоможуть моделювати інноваційні стратегічні рішення, ставити собі та команді правильні питання про майбутнє. В основі програми індивідуальний консультаційний підхід до кожної релігійної організації, зважаючи на її особливості функціонування, сферу діяльності та місію. І ця консультаційна допомога триватиме доти, доки цього потребуватиме учасник навчального проєкту. Консультанти і ментори програми «Команди професіоналів» – люди з багатолітнім досвідом ефективного управління та праці у провідних європейських та українських компаніях – навчать складати бюджет, фінансовому управлінню, як ефективно задіювати матеріальні та людські ресурси, як розробляти та реалізовувати власну стратегію розвитку релігійної організації, як ідею перетворити в успішно діюче соціальне підприємництво. Дізнатися детальну інформацію про «Команду професіоналів» і зареєструватися можна за посиланням на http://do-good.tilda.ws/.

Криза вже стукає у двері. Наша відповідь – навчання, яке зміцнить вашу організацію і дозволить виконати поставлену місію.